Done-for-you KI-Telefonzentrale
Jeder Anruf bekommt den richtigen nächsten Schritt.
Rufvia spricht selbst mit Ihren Anrufern, versteht ihr Anliegen und führt sie nach den Regeln Ihres Betriebs weiter. Mitarbeiter erhalten vor der Übergabe ein kurzes Briefing; bei Nichterreichbarkeit übernimmt Rufvia das Gespräch wieder.
Natürliches Gespräch
Briefing vor Übergabe
Rückkehr bei Nichterreichbarkeit
Bestehende Rufnummer und Telefonanlage können in der Regel erhalten bleiben. Einrichtung und Tests übernehmen wir.
GESPRÄCH MIT DEM ANRUFER
RUFVIA (BEGRÜSSUNG)
„Guten Tag, hier spricht Rufvia, die KI-Telefonzentrale. Wie kann ich Ihnen helfen?"
HERR MEIER
„Meier hier. Ich wollte Frau Keller wegen eines bestehenden Vorgangs sprechen, der heute noch geklärt werden müsste."
Anna Keller nicht verfügbar · Vertretung: Martin Weber
RUFVIA
„Frau Keller ist gerade nicht erreichbar. Herr Martin Weber aus derselben Abteilung vertritt sie aktuell. Soll ich versuchen, Sie mit ihm zu verbinden?"
HERR MEIER
„Ja, gerne. Vielen Dank."
INTERNES BRIEFING AN MARTIN WEBER
Rufvia ruft Martin Weber an · Herr Meier wartet
RUFVIA
„Guten Tag Herr Weber. Herr Meier ist in der Leitung. Er wollte Frau Keller wegen eines bestehenden Vorgangs sprechen, der heute noch geklärt werden müsste. Möchten Sie das Gespräch übernehmen?"
ÜBERNOMMEN
Martin Weber übernimmt das Gespräch mit Herrn Meier.
NICHT ÜBERNOMMEN
Rufvia spricht wieder mit Herrn Meier.
Nächste freigegebene Zuständigkeit versuchen oder vollständigen Rückruf aufnehmen.
Wenn niemand übernimmt, übernimmt Rufvia wieder.
Die KI versteht. Ihre Regeln entscheiden.
Hören Sie selbst.
Eine vollständige Demo — von der Begrüßung bis zur Weiterleitung in 30 Sekunden.
Nicht selbst konfigurieren. Gemeinsam betriebsbereit machen.
SELF-SERVICE-PLATTFORM
Sie erstellen Prompts, hinterlegen Regeln und optimieren den Assistenten selbst.
KLASSISCHE TELEFONANLAGE
Verteilt Verbindungen anhand vorgegebener Nummern, Zeiten und Rufgruppen.
RUFVIA
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, bilden Zuständigkeiten und Rückfallwege ab und testen die Telefonzentrale mit Ihren typischen Anrufsituationen.
Rufvia muss nicht raten.
Unklare Fälle werden aufgefangen, nicht improvisiert.
Unklarer Name
Rufvia fragt nach oder bestätigt den erkannten Ansprechpartner.
Anliegen nicht eindeutig
Rufvia stellt gezielte Rückfragen, bevor eine Route gewählt wird.
Keine passende Regel
Der Anruf wird nicht improvisiert weitergeleitet, sondern nach dem festgelegten Rückfallweg aufgenommen.
Niemand erreichbar
Die erforderlichen Rückrufinformationen werden vollständig erfasst und an die definierte Stelle übergeben.
Rufvia entscheidet nur innerhalb der zuvor freigegebenen Möglichkeiten Ihres Betriebs.
So klingt ein Anruf mit Rufvia.
MIT BRIEFING ÜBERGEBEN · 00:26
Rufvia erfasst Name und Anliegen, informiert den Mitarbeiter vorab und verbindet nach dessen Bestätigung.
ZU RUFVIA ZURÜCKGEKEHRT · 00:31
Die erste Übergabe scheitert. Rufvia übernimmt wieder und nimmt die Anfrage strukturiert auf.
RÜCKRUF VOLLSTÄNDIG GESICHERT · 00:24
Außerhalb der Öffnungszeiten erkennt Rufvia den geschlossenen Betrieb und erfasst alle Informationen für den Rückruf.
Was Rufvia über Ihren Betrieb weiß.
Abteilungen
Wer wofür zuständig ist — vom Empfang bis zur Geschäftsleitung.
Zuständigkeiten
Welches Anliegen zu welcher Person oder Abteilung gehört.
Vertretungen
Wer einspringt, wenn der zuständige Ansprechpartner fehlt.
Öffnungszeiten
Wann Anrufe live bearbeitet werden — und wann nicht.
Dringlichkeiten
Welche Anliegen sofort eskaliert werden müssen.
Rückfallwege
Was passiert, wenn niemand erreichbar ist.
Anliegen: bestehender Vorgang · Zuständig: Anna Keller · Erreichbarkeit: Mo–Fr 08–17 Uhr · Rückfallweg: Rufvia nimmt vollständigen Rückruf auf, wenn niemand erreichbar ist.
Rufvia kennt Zuständigkeiten aus Ihrer Betriebslogik.
In drei Schritten betriebsbereit.
01
Abläufe aufnehmen
Wir erfassen Abteilungen, Zuständigkeiten und Ihre Routingregeln.
02
Einrichten
Rufvia wird individuell für Ihren Betrieb konfiguriert. Sie müssen nichts selbst einstellen.
03
Testen
Gemeinsam prüfen wir echte Anruf-Szenarien vor dem Go-Live.
Kein Risiko für Ihre bestehende Infrastruktur.
Bestehende Anlage bleibt
Rufvia lässt sich in der Regel vor Ihre bestehende Rufnummer und Telefonanlage schalten. Die technische Umsetzung prüfen wir vor dem Pilotbetrieb.
Klare Datenwege
Nachvollziehbar, wo Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat.
Persönlicher Ansprechpartner
Ein fester Ansprechpartner begleitet Einrichtung und Betrieb.
Direkter Ansprechpartner statt Self-Service-Plattform
Sie sprechen mit der Person, die Ihre Abläufe aufnimmt, Rufvia einrichtet und die Tests mit Ihnen durchführt.
Transparenz von Anfang an
Rufvia stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-Telefonzentrale des jeweiligen Betriebs vor.
Rufvia passt zu Ihrem Betrieb, wenn …
→ Anrufer je nach Anliegen bei unterschiedlichen Personen oder Teams landen müssen
→ Zuständigkeiten von Verfügbarkeit, Standort oder Dringlichkeit abhängen
→ bei Nichterreichbarkeit ein definierter Plan B greifen soll
→ Rückrufinformationen heute unvollständig oder uneinheitlich ankommen
Wahrscheinlich nicht die richtige Lösung, wenn …
— jeder Anruf unabhängig vom Anliegen bei derselben Stelle landet
— keinerlei Vertretungs- oder Eskalationsregeln benötigt werden
— eine einfache Sprachmailbox den Zweck bereits erfüllt
Transparenzhinweis: Rufvia ist ein KI-gestütztes Sprachsystem. Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs klar und verständlich darüber informiert, dass sie mit einem KI-System sprechen.
Lassen Sie uns einen typischen Anruf aus Ihrem Betrieb durchspielen.
Sie beschreiben uns einen Anruf, der heute regelmäßig falsch weitergeleitet wird oder liegen bleibt. Wir zeigen Ihnen, wie Rufvia damit umgehen würde.
Rufvia befindet sich derzeit in der Validierungs- und Pilotvorbereitungsphase. Die Website dient der Vorstellung des Konzepts und dem Austausch über heutige Telefonabläufe. Derzeit können keine Leistungen verbindlich gebucht werden.